Жижиг бизнесийн хувьд борлуулалт, мөнгөн урсгал хамгийн том эрсдэл мэт харагддаг. Гэвч бизнесийг дотроос нь сулруулж, өсөлтийг нь зогсоодог олон эрсдэл өдөр тутмын үйл ажиллагаанд нуугдаж байдаг.
Ялангуяа байгууллага өсөхийн хэрээр хүний нөөц, процесс, хууль эрх зүй, удирдлагын системтэй холбоотой эрсдэлүүд нэмэгддэг.
Таны бизнест дараах эрсдэлүүдийн аль нэг нь байгаа юм биш биз?
1. Зах зээлийн өөрчлөлтөд дасан зохицох чадваргүй байх
“Одоо болж байна” гэдэг нь бизнес ирээдүйд ч амжилттай байна гэсэн баталгаа биш.
Хэрэглэгчийн хэрэгцээ, худалдан авах зан төлөв, технологи болон өрсөлдөөний орчин байнга өөрчлөгдөж байдаг. Гэтэл бизнес эрхлэгч зах зээлийн шинэ чиг хандлага, технологийн боломж, шинэ өрсөлдөгчдийг үл тоож, өмнөх арга барилаа хэвээр үргэлжлүүлсээр байвал зах зээлд эзлэх байр сууриа алдах эрсдэлтэй.
Ялангуяа жижиг бизнесийн хувьд том байгууллагуудтай өрсөлдөхөөс илүү өөрчлөлтийг хурдан анзаарч, хурдан шийдвэр гаргаж, хурдан дасан зохицох нь давуу тал болдог.
Тиймээс бизнес эрхлэгчид:
- Хэрэглэгчийн хэрэгцээ, санал хүсэлтийг тогтмол судлах
- Өрсөлдөгчдийн үйл ажиллагааг ажиглах
- Шинэ технологи, автоматжуулалтын боломжийг үнэлэх
- Борлуулалт болон хэрэглэгчийн зан төлөвийн өөрчлөлтийг шинжлэх
- Шаардлагатай үед бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ болон бизнесийн процессоо шинэчлэх
шаардлагатай.
Өнөөдөр амжилттай байгаа арга маргааш хамгийн зөв арга байх албагүй. Бизнесийн тогтвортой өсөлт нь өөрчлөлтийг хүлээж авахаас биш, өөрчлөлтөд түрүүлж бэлдэхээс эхэлдэг.
2. Нэг хүнээс хэт хамааралтай байх
Захирал бүх шийдвэрийг өөрөө гаргадаг, нэг менежер бүх мэдээллийг мэддэг, эсвэл нэг ажилтан тодорхой ажлыг ганцаараа хийдэг бол байгууллага нэг хүний мэдлэг, ур чадвар дээр хэт төвлөрсөн эмзэг бүтэцтэй байна гэсэн үг.
Тухайн хүн ажлаас гарахад ажил нь зогсдог бол систем биш, хүн ажиллаж байна гэсэн үг.
Ялангуяа жижиг бизнест нэг ажилтан ажлаас гарах, удаан хугацаагаар чөлөө авах эсвэл гэнэт ажиллах боломжгүй болох үед түүний хийдэг ажил шууд зогсох нь элбэг.
Ийм эрсдэлийг бууруулахын тулд:
- Ажлын байрны тодорхойлолтыг тодорхой болгох
- Үндсэн процесс, ажлын зааврыг баримтжуулах
- Мэдлэг, мэдээллийг нэг хүнд төвлөрүүлэхгүй байх
- Орлох ажилтан болон залгамж халааг төлөвлөх
- Хариуцлага, эрх мэдлийн хуваарилалтыг тодорхой болгох шаардлагатай.
Бизнесийн тогтвортой байдал гэдэг нь “энэ ажлыг хэн хийх вэ?” гэхээс илүү “хэн ч байхгүй үед энэ ажлыг систем хэрхэн үргэлжлүүлэх вэ?” гэдгээр хэмжигдэнэ.
3. Хүний нөөцийн баримт бичиг дутуу, системгүй байх
Хөдөлмөрийн гэрээ, ажлын байрны тодорхойлолт, дотоод журам, тушаал шийдвэр, ажилтны хувийн хэрэг зэрэг баримт бичгийг “дараа нь хийе” гэж хойшлуулах нь байгууллагын эрсдэлийг аажмаар хуримтлуулдаг.
Зарим байгууллага ажилтантай хөдөлмөрийн гэрээ байгуулсан байдаг ч гэрээнд ажлын байрны чиг үүрэг, цалин хөлс, ажиллах нөхцөл зэрэг чухал асуудлыг хангалттай тодорхой тусгаагүй байх тохиолдол бий.
Мөн ажилтныг ажилд авах үеийн баримт бичиг бүрдүүлэлтээс гадна ажил үүргийн өөрчлөлт, амралт, сахилгын асуудал, илүү цаг, шилжилт хөдөлгөөн, ажлаас чөлөөлөх зэрэг ажилтны хөдөлмөр эрхлэлтийн бүхий л үе шат баримтжуулалт, зохих журмаар явагдах шаардлагатай.
Асуудал гараагүй үед шаардлагагүй мэт санагдсан баримт бичиг маргаан үүсэх үед байгууллагын хамгийн чухал хамгаалалт болж чадна.
Хүний нөөцийн баримт бичиг гэдэг нь зөвхөн “бичиг цаас” биш. Энэ нь ажил олгогч болон ажилтны эрх, үүрэг, хариуцлагыг тодорхой болгож, байгууллагыг хөдөлмөрийн харилцааны эрсдэлээс хамгаалах ХҮНИЙ НӨӨЦИЙН системийн суурь юм.
Тиймээс байгууллага:
- Хөдөлмөрийн гэрээ, нэмэлт өөрчлөлтийг системтэй хөтлөх
- Ажлын байрны тодорхойлолтыг шинэчилж байх
- Дотоод журам, холбогдох хүний нөөцийн баримт бичгийг бүрдүүлэх
- Тушаал, шийдвэрийн бүртгэл, ажилтны хувийн хэргийг эмх цэгцтэй хөтлөх
- Ажилтны хөдөлмөр эрхлэлтийн үе шат бүрийг зохих журмын дагуу баримтжуулах нь чухал.
Хүний нөөцийн баримт бичгээ асуудал гарсны дараа биш, ажилтан ажилд орох өдрөөс нь эхлэн зөв бүрдүүлэх нь байгууллагын эрсдэлийг бууруулах хамгийн энгийн алхмуудын нэг юм.
4. Чадварлаг ажилтнаа алдах болон буруу хүн авах
Жижиг бизнест нэг л түлхүүр ажилтан гарахад үйл ажиллагаа доголдох эрсдэл өндөр байдаг. Жишээлбэл: (ахлах тогооч, борлуулалтын гол ажилтан, мэргэжлийн инженер ) ажлаас гарахад түүний мэдлэг, туршлага, харилцагчийн мэдээлэл хамтдаа алдагдаж болзошгүй.
Ажилтнаа зөвхөн ажил үүргээ гүйцэтгүүлэх хүн гэж харах бус, сургах, хөгжүүлэх, идэвхжүүлэх, тогтвортой ажиллуулах бодлого хэрэгтэй.
Шинэ ажилтан авахад цаг, мөнгө зарцуулдаг ч удалгүй ажлаасаа гарсаар байвал асуудал зөвхөн ажилтанд биш байж болно. Удирдлагын арга барил, ажлын ачаалал, цалин урамшуулал, карьерын боломж, ажлын орчин болон байгууллагын соёл зэрэг олон хүчин зүйл ажилтны шийдвэрт нөлөөлдөг.
Нэг ажилтан гарах нь зөвхөн нэг ажлын байр хоосрох биш. Мэдлэг, туршлага, цаг хугацаа, бүтээмж дагаад гарч байдаг.
Буруу хүнийг ажилд авах
Нөгөө талаас, зөв ажилтнаа тогтоон барихаас өмнө зөв хүнийг сонгон шалгаруулах нь чухал.
Ажлын байрны шаардлага тодорхой бус, ярилцлагын бүтэцгүй, зөвхөн CV-д үндэслэн ажилтан сонгох нь буруу сонголтын эрсдэлийг нэмэгдүүлдэг.
Буруу ажилтан авахад зөвхөн цалин, сонгон шалгаруулалтын зардал гараад зогсохгүй:
- Сургалт, дасан зохицуулахад зарцуулсан цаг
- Удирдлагын нэмэлт ачаалал
- Багийн бүтээмжийн бууралт
- Бусад ажилтны ажлын ачаалал
- Харилцагчийн сэтгэл ханамжид үзүүлэх сөрөг нөлөө зэрэг шууд бус зардал үүсдэг.
Тиймээс хүний нөөцийн эрсдэлийг ажилтан гарсны дараа биш, ажилтан сонгохоос нь өмнө удирдах хэрэгтэй.
5. Үнэ бүрдүүлэлтийн алдаа
“Өрсөлдөгчөөсөө хямд байвал илүү олон харилцагчтай болно” гэсэн бодол богино хугацаанд борлуулалтыг нэмэгдүүлж болох ч урт хугацаанд бизнесийн ашигт ажиллагаанд эрсдэл учруулж болно.
Үнийг тогтоохдоо зөвхөн түүхий эд, барааны өртгийг тооцоод зогсохгүй цалин, түрээс, татвар, цахилгаан, хүргэлт, тоног төхөөрөмжийн элэгдэл, маркетинг, засвар үйлчилгээ, өөрийн хөдөлмөрийн үнэ цэнэ зэрэг шууд болон шууд бус зардлыг тооцох шаардлагатай.
Зарим жижиг бизнесийн хувьд борлуулалт өндөр байгаа мэт боловч бүх зардлаа нөхсөний дараа бодит ашиг маш бага, бүр алдагдалтай байх тохиолдол бий.
Их борлуулалттай байх нь заавал ашигтай бизнес гэсэн үг биш. Зөв үнэ тогтоох нь борлуулалтаас гадна бизнесийн тогтвортой байдлыг хамгаалдаг.
Үнэ бүрдүүлэхдээ дараах асуултуудыг өөрөөсөө асуугаарай:
- Нэг бүтээгдэхүүн, үйлчилгээний бодит өртөг хэд вэ?
- Нэг борлуулалтаас хэдий хэмжээний ашиг үлдэж байна вэ?
- Тогтмол болон хувьсах зардлаа бүрэн тооцсон уу?
- Өөрийн болон ажилтнуудын хөдөлмөрийн зардлыг үнэд шингээсэн үү?
- Үнийн өөрчлөлт ашигт ажиллагаанд хэрхэн нөлөөлөх вэ?
Үнэ зөвхөн харилцагч татах хэрэгсэл биш. Бизнесээ авч үлдэхэд шаардлагатай зардал, ашиг, өсөлтийг бий болгох санхүүгийн үндэс юм.
6. Процесс хүн бүрт өөр байх
Нэг ажлыг ажилтан бүр өөр өөрөөр хийдэг, мэдээлэл зөвхөн аман байдлаар дамждаг, шинэ ажилтан ирэх бүрд бүхнийг дахин тайлбарладаг бол байгууллагад процессын систем дутагдаж байна гэсэн үг.
Ийм нөхцөлд ажилтны туршлагаас хамаарч ажлын чанар өөрчлөгдөх, алдаа давтагдах, мэдээлэл алдагдах, шинэ ажилтан дасан зохицох хугацаа уртсах зэрэг асуудал үүсдэг.
Мөн тухайн ажлыг сайн хийдэг ажилтан ажлаас гарахад түүний мэдлэг, туршлага хамтдаа гарч, байгууллага ижил алдааг дахин давтах эрсдэлтэй.
Тиймээс давтагддаг ажлуудыг ажлын заавар, процессын зураглал, хяналтын жагсаалт зэрэг хэлбэрээр баримтжуулж, хэн хийсэнээс үл хамааран ижил стандартын дагуу гүйцэтгэх боломжтой болгох нь чухал.
Системтэй бизнес гэдэг нь зөвхөн “сайн хүмүүс”-ээр биш, зөв процессоор ажилладаг бизнес юм.
7. Мэдээллийн аюулгүй байдал
“Манайх жижиг бизнес учраас хакеруудын сонирхлыг татахгүй” гэж бодох нь эрсдэлтэй ойлголт.
Жижиг бизнесүүд хэрэглэгчийн мэдээлэл, ажилтны хувийн мэдээлэл, санхүүгийн баримт, нууц үг, гэрээ болон бизнесийн бусад чухал мэдээллийг цахим орчинд хадгалдаг. Эдгээр мэдээлэл алдагдах, устах эсвэл зөвшөөрөлгүй этгээдийн гарт орох нь санхүүгийн болон нэр хүндийн томоохон хохирол учруулж болзошгүй.
Эрсдэл зөвхөн гаднын халдлагаас үүсдэггүй. Нэг нууц үгийг олон хүн ашиглах, ажилтны эрхийг ажлаас гарсны дараа цуцлаагүй байх, чухал файлуудыг нөөцлөхгүй байх, сэжигтэй и-мэйл болон холбоосыг шалгалгүй нээх зэрэг өдөр тутмын үйлдэл ч мэдээллийн аюулгүй байдлын эрсдэл үүсгэдэг.
Тиймээс байгууллага:
- Ажилтны албан тушаалд тохирсон системийн эрх олгох
- Чухал мэдээллийг тогтмол нөөцлөх
- Ажилтны албан тушаалд тохирсон системийн эрх олгох
- Ажлаас гарсан ажилтны нэвтрэх эрхийг шууд цуцлах
- Сэжигтэй и-мэйл, холбоос, файл таних талаар ажилтнуудаа сургах
- Мэдээлэл алдагдсан тохиолдолд авах арга хэмжээний төлөвлөгөөтэй байх шаардлагатай.
Мэдээллийн аюулгүй байдал бол зөвхөн IT-ийн асуудал биш. Байгууллагын хүн бүрийн хариуцлага юм.
Жижиг бизнесийн хувьд нэг удаагийн мэдээллийн алдагдал нь зөвхөн мөнгөний хохирол бус, харилцагчийн итгэл, нэр хүнд болон бизнесийн тасралтгүй үйл ажиллагаанд нөлөөлж болно.
Мэдээллээ хамгаалах нь асуудал гарсны дараа зардал гаргахаас илүү эрсдэлийг урьдчилан бууруулах хөрөнгө оруулалт юм.
8. Хууль эрх зүй ба татварын эрсдэл
Жижиг бизнесийн хувьд хууль эрх зүйн болон татварын асуудлыг “дараа нь зохицуулъя” гэж хойшлуулах нь богино хугацаанд зардал хэмнэж байгаа мэт боловч урт хугацаанд илүү өндөр эрсдэл дагуулж болзошгүй.
Татварын тайлан, бүртгэлтэй холбоотой алдаа, хөдөлмөрийн харилцааны баримт бичгийн зөрчил, зөвшөөрөл лицензийн хугацааг хэтрүүлэх, гэрээний нөхцөлийг хангалттай нягтлаагүй байх зэрэг нь торгууль, маргаан, санхүүгийн хохирол болон үйл ажиллагааны доголдолд хүргэж болно.
Ялангуяа хүний нөөцийн хувьд хөдөлмөрийн гэрээ, ажлын байрны тодорхойлолт, дотоод журам, тушаал шийдвэр, цалин хөлс, амралт, ажилтны хөдөлмөр эрхлэлтийн үеийн баримтжуулалт зэрэг нь байгууллагын өдөр тутмын үйл ажиллагаатай шууд холбоотой байдаг.
“Манайх жижиг компани учраас асуудал гарахгүй” гэдэг нь эрсдэлийн хамгаалалт биш.
Тиймээс бизнес эрхлэгчид:
- Гэрээ, баримт бичгийн нөхцөлийг тогтмол хянах
- Хөдөлмөрийн харилцааны баримт бичгээ системтэй бүрдүүлэх
- Татвар, санхүүгийн тайлагналын шаардлагыг мөрдөх
- Зөвшөөрөл, лицензийн хугацааг хянах
- Эргэлзээтэй асуудалд мэргэжлийн зөвлөгөө авах нь чухал.
Хуулийн болон татварын эрсдэлийг асуудал үүссэний дараа шийдэхээс илүү урьдчилан сэргийлэх нь бизнесийн хувьд илүү зөв шийдэл юм.
9. Захирал бүх Хүний нөөцийн ажлыг өөрөө хийх
Бизнесийн эхний үед захирал ажилтан сонгох, ярилцлага хийх, гэрээ байгуулах, ажилтны асуудал шийдэх зэрэг HR-ийн олон ажлыг өөрөө хийх нь хэвийн. Гэвч байгууллага өсөхийн хэрээр энэ бүх ажлыг үргэлжлүүлэн өөр дээрээ төвлөрүүлэх нь захирлын цаг, анхаарал болон стратегийн боломжийг хязгаарлах эрсдэлтэй.
Ажилтан авах, ярилцлага хийх, хөдөлмөрийн баримт бичиг бүрдүүлэх, гүйцэтгэл хянах, ажилтны асуудал шийдвэрлэх, сургалт зохион байгуулах зэрэг ажлууд өдөр тутмын үйл ажиллагаанд ихээхэн цаг шаарддаг.
Эдгээрийг бүгдийг захирал өөрөө хийх үед:
- Стратегийн шийдвэр гаргахад зарцуулах цаг багасах
- Өдөр тутмын жижиг асуудалд хэт их оролцох
- Ажилтнуудын бие даасан байдал буурах
- Захирлын ажлын ачаалал нэмэгдэх
- Бизнесийн өсөлт удаашрах эрсдэлтэй.
Захирал бүх ажлыг өөрөө хийх тусам бизнес захирлын цаг хугацаанаас хамааралтай болж эхэлдэг.
Захирлын үндсэн үүрэг нь бүх ажлыг өөрөө гүйцэтгэх бус, зөв системийг бий болгож, зөв хүнийг зөв ажилд томилж, үр дүнг нь удирдах юм.
Байгууллагын хэрэгцээнээс хамааран хүний нөөцийн зарим чиг үүргийг дотоод ажилтанд хариуцуулах, эсвэл мэргэжлийн Хүний нөөцийн зөвлөх үйлчилгээг сонгон дэмжлэг авах боломжтой.
10. Хүний нөөцийн суурь системгүй байх
5 ажилтантай үед ажилладаг арга 20 ажилтантай болоход заавал ажиллана гэсэн үг биш.
Байгууллага жижиг байх үед захирал бүх ажилтнаа таньдаг, асуудлыг шууд шийддэг, олон зүйл аман байдлаар зохицуулагддаг. Харин ажилтны тоо нэмэгдэхийн хэрээр энэ арга барил хангалтгүй болж эхэлдэг.
Шинэ ажилтан нэмэгдэх бүрд:
- Хэн ямар үүрэгтэй вэ?
- Хэнд тайлагнах вэ?
- Ажлыг ямар стандартаар хийх вэ?
- Гүйцэтгэлийг хэрхэн үнэлэх вэ?
- Ямар тохиолдолд ямар шийдвэр гаргах вэ?
- Ажилтан хөгжих, дэвших боломж нь юу вэ? гэсэн асуултууд гарч ирнэ.
Хүний нөөцийн систем гэдэг нь зөвхөн хөдөлмөрийн гэрээ, тушаал боловсруулах тухай биш. Харин:
зөв хүнийг сонгох → зөв чиглүүлэх → зөв ажиллуулах → гүйцэтгэлийг үнэлэх → хөгжүүлэх → тогтоон барих
бүх процессыг уялдуулах систем юм.
Хүний нөөцийн системгүйгээр хурдан өсөх нь ажилтны тоог нэмэгдүүлэхийн зэрэгцээ үүрэг хариуцлагын давхардал, гүйцэтгэлийн асуудал, ажилтны тогтворгүй байдал, удирдлагын хэт ачаалал зэрэг дотоод асуудлыг мөн хурдасгаж болзошгүй.
Бизнес өсөхөөс өмнө Хүний нөөцийн системээ өсгө. Үгүй бол ажилтны тоо нэмэгдэх тусам асуудал чинь бас өснө.
Тиймээс Хүний нөөцийн системийг асуудал гарсны дараа бий болгох биш, бизнес өсөхөөс нь өмнө суурийг нь зөв тавих нь илүү үр дүнтэй.
Тогтвортой өсөлт гэдэг нь олон ажилтантай болохоос гадна олон ажилтантай үед ч системтэй ажиллаж чаддаг болохыг хэлнэ.
HRSS байгууллагад тань хэрхэн туслах вэ?
Хүний нөөцийн дэмжин туслах үйлчилгээ ( HRSS ) нь байгууллагын хүний нөөцийн өнөөгийн нөхцөл байдлыг үнэлж, шаардлагатай чиглэлд тохирсон шийдлийг боловсруулан хэрэгжүүлэхэд дэмжлэг үзүүлнэ.
Үүнд:
- Хүний нөөцийн бодлого, журам – байгууллагын хэмжээнд тохирсон HR процесс, бодлого боловсруулах
- Хүний нөөцийн баримт бичиг – хөдөлмөрийн харилцааны баримт бичгийг боловсруулах
- Ажлын байрны тодорхойлолт – чиг үүрэг, хариуцлагыг тодорхой болгох
- Сонгон шалгаруулалт – байгууллагын хэрэгцээ, ажлын байрны шаардлагад тохирсон ажилтан сонгох
- Шинэ ажилтны дасан зохицох, чиглүүлэх систем боловсруулах
- Гүйцэтгэлийн удирдлага – зорилго, KPI, үнэлгээний систем боловсруулах
- Ажилтны тогтвор суурьшил – сэтгэл ханамж, оролцоо болон гарах эрсдэлийг тодорхойлох
- Зөвлөх үйлчилгээ – байгууллагын хэрэгцээнд тохирсон мэргэжлийн Хүний нөөц, хууль зүйн дэмжлэг үзүүлэх
Танай байгууллагад дээрх 10 эрсдэлийн хэд нь байна вэ?
Хэрэв та “Манай байгууллага хаана эрсдэлтэй байна вэ?”, “Юуг хамгийн түрүүнд системжүүлэх хэрэгтэй вэ?” гэдгээ тодорхой мэдэхгүй байгаа бол Хүний нөөцийн өнөөгийн нөхцөл байдлаа үнэлэхээс эхлээрэй.